U verkoopt producten via bijeenkomsten of catalogi, en nu wordt er gesproken over elektronische facturering. Het onderwerp kan ver weg lijken wanneer u als zelfstandige verkoper aan huis werkt, vooral als de meeste van uw verkopen aan particulieren zijn. De hervorming van de elektronische facturering betreft echter alle professionals die aan de btw zijn onderworpen, inclusief degenen die vrijgesteld zijn van btw. Hier leest u hoe u elke stap kunt aanpakken zonder te verdwalen in administratief jargon.
E-invoicing en e-reporting: twee verschillende verplichtingen voor een VDI
Voordat u op zoek gaat naar een tool of uw eerste gedigitaliseerde factuur aanmaakt, is het belangrijk te begrijpen dat de hervorming op twee afzonderlijke mechanismen berust. Deze verwarren betekent het risico lopen een verplichting te missen die u direct aangaat.
Lees ook : Hoe een authentiek SP-ticket voor Vieilles Charrues 2026 te herkennen?
Het eerste mechanisme, genaamd e-invoicing, betreft de uitwisseling van facturen tussen professionals. Wanneer uw directe verkoopbedrijf u een factuur voor commissies of voorraad stuurt, moet deze factuur via een goedgekeurd platform in een gestructureerd formaat (Factur-X, UBL of CII) worden verzonden. Een eenvoudige PDF die per e-mail wordt verzonden, is niet meer voldoende.
Het tweede mechanisme, e-reporting, betreft transacties die buiten de klassieke B2B-circuits vallen. Als u aan particulieren verkoopt, genereert deze verkoop strikt genomen geen elektronische factuur, maar u moet toch bepaalde transactiegegevens aan de belastingdienst doorgeven. Voor een VDI wiens activiteit voornamelijk B2C is, is het vaak deze verplichting die het meest weegt in het dagelijks leven, terwijl deze zelden wordt uitgelegd in bestaande gidsen.
Ook interessant : Hoe je je eenvoudig kunt inschrijven en de Webapp4you-platform stap voor stap kunt gebruiken
De gedetailleerde stappen rond de status van vdi en elektronische factuur op Be 2 Biz helpen de verplichtingen die specifiek zijn voor elk profiel van verkoper aan huis te verduidelijken.
Ontvangst van elektronische facturen vanaf september 2026: wat de VDI moet voorbereiden
U hoeft nog niet meteen elektronische facturen uit te geven. Echter, vanaf 1 september 2026 moet u in staat zijn om facturen in gestructureerd formaat te ontvangen. Dit onderscheid tussen ontvangst en uitgifte is het concrete startpunt.
Concreet zullen uw directe verkoopbedrijf of uw leveranciers van materiaal hun facturen via een gecertificeerd platform naar u sturen. Om deze te ontvangen, heeft u twee hoofdopties:
- Gebruik maken van het Publiek Factureringsportaal (PPF), het gratis platform dat door de belastingdienst is opgezet, waarmee u uw facturen zonder extra kosten kunt ontvangen en bekijken.
- Kiezen voor een Partner Digitaliseringsplatform (PDP), dat wil zeggen een door de staat goedgekeurde particuliere operator, vaak geïntegreerd in een boekhoud- of factureringssoftware die u al gebruikt.
- Controleren bij uw directe verkoopbedrijf of zij een geïntegreerde tool of een aanbeveling voor een geschikt platform voor VDI in hun netwerk aanbieden.
De keuze tussen PPF en PDP hangt af van uw activiteitvolume. Voor een VDI met enkele leveranciersfacturen per maand is het publieke portaal ruim voldoende.
Uitgifte van elektronische facturen in 2027: bouw uw factuur stap voor stap op
De verplichting om elektronische facturen uit te geven voor micro-ondernemingen en kleine bedrijven is vastgesteld op 1 september 2027. Als u een VDI bent die koopt en verkoopt en andere professionals factureert, betreft deze datum u direct. VDI-mandatarissen die alleen aan hun eigen merk factureren, worden minder getroffen, aangezien het vaak het mandaterende bedrijf is dat de facturering beheert.
Verzamel de informatie voordat u gaat schrijven
Uw elektronische factuur moet dezelfde verplichte vermeldingen bevatten als een klassieke factuur, maar in een machineleesbaar formaat. Voordat u uw factureringssoftware opent, bereidt u deze elementen voor:
- Uw SIREN- of SIRET-nummer, uw adres en de vermelding van uw btw-regime (vrijstelling of niet).
- De volledige contactgegevens van uw professionele klant, inclusief zijn btw-nummer als hij dat heeft.
- De gedetailleerde opsomming van de verkochte producten of diensten, met hoeveelheden, eenheidsprijzen exclusief btw, en het toepasselijke btw-tarief (of de vermelding “Btw niet van toepassing, artikel 293 B van de CGI” als u vrijgesteld bent).
- Een uniek factuurnummer dat een chronologische volgorde zonder onderbreking volgt.
Kies het juiste formaat en het juiste verzendkanaal
Een klassieke PDF-bestand dat aan een e-mail is gehecht, vormt geen elektronische factuur in de zin van de hervorming. Het document moet in het gestructureerde formaat Factur-X, UBL of CII zijn om automatisch door de platforms te worden verwerkt.
Factur-X is het meest toegankelijke formaat voor een zelfstandige. Het combineert een PDF die door een mens leesbaar is met een geïntegreerd XML-bestand dat door een machine leesbaar is. De meeste online factureringssoftware genereert dit formaat automatisch, zonder technische handelingen van uw kant.
Eenmaal de factuur aangemaakt, moet deze verplicht via de PPF of een PDP worden verzonden. U kunt deze niet meer rechtstreeks per e-mail naar uw klant sturen. Het platform zorgt voor de verzending, archivering en aangifte van de gegevens aan de belastingdienst.
Factureringssoftware voor VDI: concrete keuzecriteria
Heeft u echt een betaalde software nodig? Voor een VDI die enkele B2B-facturen per maand uitstuurt, kan een gratis tool die met de PPF is verbonden voldoende zijn. Het publieke portaal maakt het mogelijk om facturen te creëren en te verzenden zonder abonnement.
Als uw activiteit een meer regelmatig volume genereert, biedt een factureringssoftware die compatibel is met PDP een echte tijdsbesparing. Controleer drie punten voordat u zich vastlegt: de compatibiliteit met het Factur-X-formaat, de directe verbinding met een goedgekeurd platform, en het automatische beheer van de sequentiële nummering van de facturen.
Sommige directe verkoopbedrijven bieden hun VDI’s toegang tot een geïntegreerde factureringssoftware. Informeer bij uw netwerk voordat u in een externe oplossing investeert, want u zou kunnen betalen voor een dienst die al is inbegrepen.
De hervorming van de elektronische facturering voegt een administratieve laag toe, maar vereenvoudigt ook de opvolging. Zodra uw platform is geconfigureerd en uw verplichte vermeldingen zijn ingesteld, volgt elke nieuwe factuur hetzelfde circuit. Het grootste deel van het werk concentreert zich op de opstart, niet op het dagelijks gebruik.