Sie verkaufen Produkte in Meetings oder über Kataloge, und jetzt wird über elektronische Rechnungen gesprochen. Das Thema kann fern erscheinen, wenn man als selbstständiger Verkäufer im Außendienst tätig ist, insbesondere wenn der Großteil Ihrer Verkäufe an Privatpersonen erfolgt. Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung betrifft jedoch alle Berufsgruppen, die umsatzsteuerpflichtig sind, einschließlich derjenigen, die von der Kleinunternehmerregelung profitieren. Hier erfahren Sie, wie Sie jeden Schritt angehen können, ohne sich im administrativen Jargon zu verlieren.
E-Rechnung und E-Reporting: zwei unterschiedliche Verpflichtungen für einen VDI
Bevor Sie ein Tool suchen oder Ihre erste digitalisierte Rechnung erstellen, müssen Sie verstehen, dass die Reform auf zwei getrennten Mechanismen basiert. Diese zu verwechseln, bedeutet, das Risiko einzugehen, eine Verpflichtung zu übersehen, die Sie direkt betrifft.
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Der erste Mechanismus, genannt E-Rechnung, umfasst den Austausch von Rechnungen zwischen Fachleuten. Wenn Ihr Direktvertriebsunternehmen Ihnen eine Rechnung für Provisionen oder Lager sendet, muss diese Rechnung über eine zugelassene Plattform in einem strukturierten Format (Factur-X, UBL oder CII) übermittelt werden. Ein einfaches PDF, das per E-Mail gesendet wird, reicht nicht mehr aus.
Der zweite Mechanismus, das E-Reporting, betrifft Transaktionen, die nicht dem klassischen B2B-Zyklus unterliegen. Wenn Sie an Privatpersonen verkaufen, generieren diese Verkäufe nicht im strengen Sinne eine elektronische Rechnung, aber Sie müssen dennoch bestimmte Transaktionsdaten an die Steuerbehörden übermitteln. Für einen VDI, dessen Tätigkeit überwiegend im B2C-Bereich liegt, ist oft diese Verpflichtung die größte tägliche Herausforderung, obwohl sie in den vorhandenen Leitfäden selten erklärt wird.
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Die detaillierten Schritte zum Status von VDI und elektronischer Rechnung auf Be 2 Biz helfen, die spezifischen Verpflichtungen für jedes Profil von Heimverkäufern zu klären.
Empfang elektronischer Rechnungen ab September 2026: Was der VDI vorbereiten muss
Sie müssen nicht sofort elektronische Rechnungen ausstellen. Allerdings <strong müssen Sie ab dem 1. September 2026 in der Lage sein, Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen. Diese Unterscheidung zwischen Empfang und Ausstellung ist der konkrete Ausgangspunkt.
Konkret werden Ihr Direktvertriebsunternehmen oder Ihre Lieferanten Ihnen ihre Rechnungen über eine zertifizierte Plattform senden. Um diese zu erhalten, haben Sie zwei Hauptoptionen:
- Über das Öffentliche Rechnungsportal (PPF), die kostenlose Plattform, die von den Steuerbehörden eingerichtet wurde und es ermöglicht, Ihre Rechnungen ohne zusätzliche Kosten zu empfangen und einzusehen.
- Wählen Sie eine Partner-Digitalisierungsplattform (PDP), d.h. einen vom Staat zugelassenen privaten Anbieter, der oft in eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware integriert ist, die Sie bereits verwenden.
- Überprüfen Sie bei Ihrem Direktvertriebsunternehmen, ob es ein integriertes Tool oder eine Empfehlung für eine geeignete Plattform für die VDIs in seinem Netzwerk anbietet.
Die Wahl zwischen PPF und PDP hängt von Ihrem Geschäftsvolumen ab. Für einen VDI mit wenigen Lieferantenrechnungen pro Monat reicht das öffentliche Portal völlig aus.
Ausstellung elektronischer Rechnungen im Jahr 2027: Schritt-für-Schritt-Rechnung erstellen
Die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen für Kleinstunternehmen und sehr kleine Unternehmen ist auf den 1. September 2027 festgelegt. Wenn Sie VDI sind und anderen Fachleuten Rechnungen stellen, betrifft Sie dieses Datum direkt. VDIs, die nur an ihr Unternehmen fakturieren, sind weniger betroffen, da oft das mandierende Unternehmen die Rechnungsstellung verwaltet.
Informationen sammeln, bevor Sie schreiben
Ihre elektronische Rechnung muss die gleichen Pflichtangaben wie eine klassische Rechnung enthalten, jedoch in einem maschinenlesbaren Format. Bevor Sie Ihr Rechnungsstellungstool öffnen, bereiten Sie diese Elemente vor:
- Ihre SIREN- oder SIRET-Nummer, Ihre Adresse und den Hinweis auf Ihr Umsatzsteuermodell (Kleinunternehmerregelung oder nicht).
- Die vollständigen Kontaktdaten Ihres Geschäftskunden, einschließlich seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden.
- Die genauen Details der verkauften Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen, Nettopreise und des anwendbaren Umsatzsteuersatzes (oder der Erwähnung “Umsatzsteuer nicht anwendbar, Artikel 293 B des CGI”, wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen).
- Eine eindeutige Rechnungsnummer, die einer chronologischen Reihenfolge ohne Unterbrechung folgt.
Das richtige Format und den richtigen Versandkanal wählen
Eine klassische PDF-Datei, die an eine E-Mail angehängt ist, stellt keine elektronische Rechnung im Sinne der Reform dar. Das Dokument muss im strukturierten Format Factur-X, UBL oder CII vorliegen, um automatisch von den Plattformen verarbeitet zu werden.
Factur-X ist das zugänglichste Format für Selbstständige. Es kombiniert ein für Menschen lesbares PDF mit einer integrierten, maschinenlesbaren XML-Datei. Die meisten Online-Rechnungssoftware generieren dieses Format automatisch, ohne dass Sie technische Manipulationen vornehmen müssen.
Sobald die Rechnung erstellt ist, muss sie zwingend über das PPF oder eine PDP übermittelt werden. Sie können sie nicht mehr direkt per E-Mail an Ihren Kunden senden. Die Plattform übernimmt die Übermittlung, Archivierung und die Meldung der Daten an die Steuerbehörden.
Rechnungssoftware für VDI: konkrete Auswahlkriterien
Benötigen Sie wirklich eine kostenpflichtige Software? Für einen VDI, der einige B2B-Rechnungen pro Monat ausstellt, kann ein kostenloses Tool, das mit dem PPF verbunden ist, ausreichend sein. Das öffentliche Portal ermöglicht es, Rechnungen ohne Abonnement zu erstellen und zu versenden.
Wenn Ihr Geschäft ein regelmäßigeres Volumen generiert, bringt eine Rechnungssoftware, die mit der PDP kompatibel ist, eine echte Zeitersparnis. Überprüfen Sie drei Punkte, bevor Sie sich festlegen: die Kompatibilität mit dem Format Factur-X, die direkte Verbindung zu einer zugelassenen Plattform und die automatische Verwaltung der fortlaufenden Rechnungsnummerierung.
Einige Direktvertriebsunternehmen stellen ihren VDIs Zugang zu einem integrierten Rechnungsstellungstool zur Verfügung. Informieren Sie sich in Ihrem Netzwerk, bevor Sie in eine externe Lösung investieren, da Sie möglicherweise für einen bereits enthaltenen Service bezahlen.
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung fügt eine administrative Ebene hinzu, vereinfacht jedoch auch die Nachverfolgung. Sobald Ihre Plattform konfiguriert und Ihre Pflichtangaben vorhanden sind, folgt jede neue Rechnung dem gleichen Ablauf. Der größte Teil der Arbeit konzentriert sich auf den Start, nicht auf die tägliche Nutzung.